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Case Study · Befähiger-Ansatz in Change & Transformation

Wie gescheiterte Wissensdokumentation zum Erfolgsprojekt wurde

mit Co-Kreation, Change Story und Know-how-Transfer.
Branche · Technologie & Digitalisierung
Projekt anfragen Case Study als PDF
6Monate

Projektlaufzeit

1C-Level
als echter Sponsor des Projektes
1Go-Live
mit Abschaltung Alt-System und Datentransfer

Herausforderung

Ein IT Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden und über 60 laufenden Kundenprojekten wollte eine Wissensdokumentation einführen – nachdem ein früherer Versuch gescheitert war. Das C-Level entschied sich bewusst für einen neuen Weg und setzte dieses Projekt auf die strategische Agenda und entschied sich für Befähigung: Change neu denken – und gleichzeitig internes Know-how aufbauen.
  • Vorbelastung durch ein gescheitertes Vorprojekt
  • Hohe Dynamik durch parallele Kundenprojekte
  • Fehlendes Change-Wissen in der Organisation
  • Erwartung: Umsetzung unter Zeit- und Budgetvorgaben

Vorgehen

1

Co-Kreation statt Top-Down

Ein interdisziplinäres Projektteam erarbeitete den Veränderungsprozess gemeinsam – in enger Abstimmung mit C-Level und Fachseite.
2

Die Change Story als roter Faden

Eine gemeinsam entwickelte Erzählung machte den Nutzen der Wissensdokumentation greifbar – für die Organisation und jede:n Einzelne:n.
3

Change Roadmap mit echten Meilensteinen

Ein klarer Fahrplan definierte Schritte, Rollen, Zeitpunkte und Verantwortlichkeiten – nicht als Poster, sondern als Steuerungsinstrument.
4

Akzeptanzchecks und Feedbackschleifen

Regelmäßige Rückmeldungen der Endanwender:innen flossen direkt in die Entwicklung ein – früh, offen, systematisch.
5

Fachliche Expertise

Ein erfahrener Berater von Change Studio brachte neben Change-Know-how auch inhaltliche Expertise zur Wissensdokumentation ein – z. B. bei Roll-In-/Roll-Out-Szenarien.
6

Nutzerfeedback vor dem Go-Live

Durch frühe Einbindung wurde das Tool alltagsnah entwickelt – Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz wurden nicht dem Zufall überlassen.

Ein Prozess der Change Erfahrung in die Organisation bringt.

changestudio_case study_wissensmanagement

Ergebnisse

100%
Umsetzung im Zeit- und Budgetrahmen - Trotz komplexer Ausgangslage konnte das Projekt erfolgreich implementiert werden – strukturiert, beteiligt, zielorientiert.
90% Akzeptanz
Durch frühe Beteiligung und klare Kommunikation stieg die Beteiligung – Mitarbeitende fühlten sich ernst genommen und gestaltend beteiligt.
100% Know-How-Transfer
Change wurde nicht „durchgeführt“, sondern verankert: mit Reflexionszyklen im Projektteam zum Aufbau von Change-Kompetenz im Unternehmen.

Learnings

Ein gescheitertes Projekt kann zum erfolgreichen Transformationsbeispiel werden – wenn Haltung, Struktur und Beteiligung stimmen.
  • Co-Kreation mit Projektmanagement
  • Fachliche Expertise + Change-Know-how kombinieren
  • Nutzer:innen frühzeitig einbeziehen
  • Feedback ernst nehmen und sichtbar umsetzen
  • Change-Wissen im Prozess mit aufbauen

FAQ

Was genau ist ein Befähiger-Ansatz im Change Management?＋
Ein Befähiger-Ansatz zielt darauf ab, nicht nur Projekte umzusetzen, sondern gleichzeitig interne Kompetenzen aufzubauen – durch Co-Kreation, Feedbackschleifen und begleitendes Lernen im Prozess.
Woran ist das erste Projekt zur Wissensmanagement gescheitert – und was wurde diesmal anders gemacht?＋
Beim ersten Versuch fehlte die Beteiligung der Endanwender:innen. Diesmal wurde frühzeitig ein interdisziplinäres Team aufgebaut, Nutzer:innen einbezogen und der Nutzen über eine Change Story klar kommuniziert.
Wie wurde sichergestellt, dass das Projekt nicht nur technisch funktioniert, sondern auch angenommen wird?＋
Die Akzeptanz wurde systematisch gemessen – durch regelmäßige Feedbacks, realitätsnahe Go-Live-Szenarien und konkrete Nutzertests vor dem Rollout.
Kann ein Befähiger-Ansatz auch auf andere Projekte im Unternehmen übertragen werden?＋
Ja – gerade weil der Ansatz sowohl Fachlichkeit als auch Change-Prozesse integriert, eignet er sich als Modell für weitere Digitalisierungs- oder Transformationsprojekte mit Beteiligungsbedarf.

Passt dieses Vorgehen zu Ihrer Organisation?

Wir prüfen binnen 48h Ihre größten Hebel für eine wirksame Projektumsetzung – konkret, messbar, beteiligt.
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